Należyta staranność w obszarze VAT odnosi się do kluczowych czynników, które będą brane pod uwagę przez organy skarbowe przy analizie działalności przedsiębiorców w zakresie rozliczeń podatkowych. Koncepcja ta została ujęta w dokumencie zatytułowanym „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”. Dotyczy ona nabywców towarów w obrocie krajowym, którzy nie są zaangażowani w oszustwa VAT oraz nie są świadomi, że transakcja, którą przeprowadzają, może prowadzić do nadużyć podatkowych.
Metodyka ta pełni funkcję przewodnika dla przedsiębiorców, pomagając im zwiększyć szanse na dochowanie należytej staranności, co może przyczynić się do skuteczniejszego uzyskania zwrotu VAT.
Jak Zrealizować Należytą Staranność?
Aby właściwie ocenić okoliczności związane z transakcją oraz zachować należytą staranność, warto rozważyć poniższe kroki, które pomogą w podjęciu świadomej decyzji o współpracy z danym kontrahentem.
Nawiązywanie Współpracy z Nowym Kontrahentem
Podczas nawiązywania relacji z nowym kontrahentem, kluczowe jest upewnienie się, że jego działalność jest zgodna z przepisami prawa. W przypadku nowego partnera handlowego lub nawet kontynuacji współpracy w nowych obszarach, warto zweryfikować:
- Rejestrację: Czy kontrahent jest zarejestrowany w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), jeśli tego wymaga.
- Wykaz VAT: Czy jest wpisany do Wykazu podatników VAT prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) oraz czy jest podatnikiem VAT czynnym lub zwolnionym.
- Wymagane Zezwolenia: Czy posiada wszelkie niezbędne koncesje lub zezwolenia na oferowane towary.
- Umocowanie: Czy osoby reprezentujące kontrahenta mają ważne pełnomocnictwa.
Podczas oceny należytej staranności KAS bierze pod uwagę również, czy kontrahent został przywrócony do rejestru po wcześniejszym wykreśleniu.
Kryteria Transakcyjne
W kontekście transakcji, istotne jest zwrócenie uwagi na różnorodne okoliczności, które mogą wskazywać na potencjalne ryzyko uczestnictwa w oszustwie. Warto monitorować:
- Czy zmieniły się zasady współpracy bez uzasadnienia ekonomicznego.
- Propozycje kontrahenta, które mogą budzić wątpliwości, takie jak gotówkowe płatności za transakcje o wartości przekraczającej 15 tys. zł czy prośby o wpłaty na kilka rachunków bankowych.
Kontynuacja Współpracy
W przypadku kontynuacji współpracy z dotychczasowym kontrahentem, ocena należytej staranności może być nieco uproszczona, pod warunkiem, że nie wystąpiły nowe okoliczności wskazujące na ryzyko oszustwa. Przez regularne sprawdzanie formalnych i transakcyjnych kryteriów można skutecznie zabezpieczyć się przed nieświadomym uczestnictwem w nadużyciach.
Mechanizm Podzielonej Płatności
Jeśli transakcje są realizowane z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności, a spełnione są wszystkie kryteria formalne, można uznać, że przedsiębiorca dochował należytej staranności. Mechanizm ten chroni nabywcę towaru przed dodatkowymi zobowiązaniami podatkowymi, pod warunkiem, że nie był świadomy ewentualnych nieprawidłowości dotyczących faktur.
Podsumowanie
Dochowanie należytej staranności w transakcjach VAT jest nie tylko obowiązkiem przedsiębiorcy, ale również kluczowym elementem ochrony przed konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Przedsiębiorcy powinni aktywnie weryfikować swoich kontrahentów i dbać o to, by każda transakcja była dobrze udokumentowana i zgodna z przepisami. Zastosowanie się do wytycznych zawartych w Metodyce pozwala nie tylko na zabezpieczenie własnej działalności, ale również na budowanie pozytywnych relacji w obrocie gospodarczym.
