You are currently viewing Jakie sytuacje powinny wzbudzić twoje wątpliwości w kontaktach z kontrahentem?
Two sad disappointed stressed worried caucasian businessmen men colleagues business partners entrepreneurs frustrated by bad news think about financial problem failure in office failed business deal. High quality 4k footage

Jakie sytuacje powinny wzbudzić twoje wątpliwości w kontaktach z kontrahentem?

W handlu krajowym, szczególnie podczas nawiązywania współpracy z nowymi kontrahentami, kluczowe jest zachowanie ostrożności. Warto zwracać uwagę na pewne sygnały, które mogą wskazywać na nieprawidłowości i potencjalne ryzyko w transakcjach. W tym artykule omówimy sytuacje, które powinny budzić twoje wątpliwości i skłonić do dokładniejszego sprawdzenia kontrahenta.

Kontakt wyłącznie w obcym języku przez zagraniczne kanały komunikacji

Jeżeli kontrahent (lub osoba go reprezentująca) nie jest rezydentem Polski i kontakt odbywa się wyłącznie przez zagraniczne kanały komunikacji, takie jak e-maile z zagranicznymi domenami, komunikatory internetowe lub telefon, może to być sygnał ostrzegawczy. Brak fizycznej obecności w Polsce, a także brak polskiego rezydenta może utrudniać egzekwowanie umów, a także zwiększać ryzyko transakcyjne.

Wyjątek: Organ podatkowy, oceniając takie przypadki, powinien wziąć pod uwagę okoliczności wynikające z ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, które mogły wpłynąć na ograniczenia kontaktu osobistego. Obostrzenia wynikające z przepisów, takich jak ustawa o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, mogą w niektórych sytuacjach usprawiedliwiać taki sposób komunikacji.

Brak osoby do kontaktu w Polsce

Jeśli kontrahent nie jest rezydentem Polski i nie przedstawił żadnej osoby do kontaktu w kraju, warto zastanowić się nad bezpieczeństwem takiej współpracy. Firma, która poważnie traktuje działalność na danym rynku, zazwyczaj zapewnia lokalnego przedstawiciela, biuro lub agencję, z którą można się kontaktować w razie problemów lub pytań. Brak takich struktur w Polsce może oznaczać, że firma nie planuje długoterminowej działalności lub nie jest wiarygodnym partnerem.

Zagraniczny adres działalności, brak lokalnej obecności

Kolejnym sygnałem ostrzegawczym jest sytuacja, gdy kontrahent posiada wyłącznie zagraniczny adres działalności, bez żadnej lokalnej obecności (biura, oddziału, agencji). W przypadku jakichkolwiek sporów lub problemów, egzekwowanie praw i roszczeń może być znacznie trudniejsze, zwłaszcza w sytuacji, gdy przedsiębiorca działa wyłącznie za granicą i nie podlega polskim przepisom.

Niejasna tożsamość kontrahenta

Jeśli kontrahent lub jego przedstawiciel nie uwiarygadnia swojej tożsamości, jest to duży znak ostrzegawczy. Kontakt odbywa się np. z nieznanego adresu e-mail, który nie jest związany z działalnością gospodarczą firmy, a w korespondencji brak jest jakichkolwiek danych identyfikacyjnych. Taka anonimowość może oznaczać próbę ukrycia prawdziwej tożsamości i może wskazywać na próbę oszustwa.

Brak możliwości spotkania osobistego

Jeżeli osobiste spotkanie z kontrahentem lub jego przedstawicielem jest niemożliwe, może to wskazywać na brak transparentności i chęć unikania odpowiedzialności. Spotkania biznesowe, nawet w formie zdalnej, pozwalają lepiej ocenić wiarygodność firmy. Brak takiej możliwości powinien skłonić do zachowania szczególnej ostrożności.

Ta sama osoba reprezentuje różne podmioty

W przypadku, gdy ta sama osoba reprezentuje kilka różnych podmiotów lub negocjuje szczegóły transakcji dotyczące różnych firm, może to wskazywać na próbę wprowadzenia w błąd. Zazwyczaj każda firma ma swoje oddzielne struktury zarządcze, a taka sytuacja może wskazywać na brak profesjonalizmu lub, co gorsza, na próbę obejścia prawa.

Kontrahent nie orientuje się w swojej działalności gospodarczej

Sytuacja, w której kontrahent ustanawia pełnomocnika do prowadzenia pełnego zakresu działalności, ale sam nie ma pojęcia o aspektach technicznych, ekonomicznych czy formalnych swojej firmy, powinna budzić wątpliwości. Jeśli osoba reprezentująca firmę dysponuje znikomą wiedzą na temat jej działalności, może to sugerować, że firma działa tylko na papierze lub nie jest poważnym graczem na rynku.

Jak unikać ryzyka?

Przed nawiązaniem współpracy z nowym kontrahentem, szczególnie takim, który działa wyłącznie zagranicą, warto podjąć kilka kroków, aby zminimalizować ryzyko:

  1. Sprawdź rejestry firm – Upewnij się, że firma figuruje w odpowiednich rejestrach gospodarczych, zarówno krajowych, jak i zagranicznych.
  2. Zweryfikuj dane kontaktowe – Skontaktuj się z kontrahentem przez różne kanały, upewnij się, że jego adresy e-mail i numery telefonów są związane z oficjalną działalnością firmy.
  3. Zorganizuj spotkanie – Jeśli to możliwe, zorganizuj spotkanie osobiste lub wideokonferencję, aby lepiej ocenić wiarygodność partnera.
  4. Zachowaj ostrożność przy atrakcyjnych ofertach – Jeśli cena lub warunki transakcji wydają się zbyt dobre, by były prawdziwe, warto przeprowadzić dodatkową weryfikację.
  5. Skonsultuj się z prawnikiem – W przypadku wątpliwości dotyczących zagranicznych kontrahentów warto skorzystać z porady prawnej, aby zabezpieczyć swoje interesy.

Podsumowanie

Choć międzynarodowa współpraca może być kluczowa dla rozwoju biznesu, niektóre sygnały powinny wzbudzić twoje wątpliwości. Niejasna tożsamość kontrahenta, brak lokalnej obecności w Polsce czy brak możliwości osobistego spotkania mogą wskazywać na ryzyko transakcyjne. Ważne jest, aby przed podjęciem decyzji o współpracy dokładnie sprawdzić potencjalnego partnera, aby uniknąć problemów w przyszłości. Bezpieczeństwo i transparentność to fundamenty udanych relacji biznesowych.